Como sua empresa está se preparando para essa pandemia do COVID-19? Já colocou o home office como uma solução para os próximos dias ou ainda está se planejamento como irá dar os próximos passos? É certo que em meio a essa crise mundial, algumas ações também vão precisar ser tomadas internamente nas empresas para colaborar com a redução de danos aqui no Brasil. E a que mais vem sendo colocada em prática é o trabalho remoto. Mas para um time comercial, isso é possível?
A resposta é SIM! Mas é claro, algumas ações precisam ser planejadas e otimizadas para que os resultados continuem acontecendo. E é justamente esse meu objetivo com esse post.
Então se você está precisando preparar o seu time para atender clientes e vender em home office, continue aqui comigo que preparei algumas ações que podem impactar positivamente no seu negócio.
01 – É preciso ter controle! CRM é o primeiro passo
Se usar um CRM para controlar os estágios das negociações dos seus clientes ainda não é uma realidade da sua empresa, é bom você começar por aqui!
Para simplificar, o CRM nada mais é do que uma ferramenta que vai te ajudar a controlar todas as negociações, por exemplo:
- Quantas pessoas solicitaram orçamento
- Quantos contatos o seu pré-vendedor já qualificou
- Quais ainda não foram atendidas
- Quais já foram encaminhadas para o vendedor montar uma proposta
- Clientes que estão em negociação
- Quanto tempo cada cliente ficou “parado” sem atendimento em cada etapa
Além disso, seu time pode registar todos os e-mails, mensagens e ligações que foram trocadas com o cliente, qual dia e horário. Essas são apenas algumas possibilidades que o CRM pode trazer de controle e otimização para o seu departamento comercial.
Com a opção de relatórios, você poderá acompanhar a performance de cada vendedor, quantos negócios foram fechados e até quantos atendimentos estão atrasados.
Tudo isso sem precisar ter o seu vendedor do seu lado.
Sugestões de CRM:
CRM RD Station (Versão gratuita e paga, e também permite fazer ligação para o prospect direto da ferramenta)
Pipedrive (Pago)
02 – Sistema para gravar ligações – VOIP
Você sabe como os seus vendedores abordam os seus clientes? Se todos os passos para uma boa qualificação e venda foram aplicados?
Agora você já imaginou ter essas ligações registradas não só para uma situação em que o home office seja a solução, mas também para acompanhamento e análise de melhorias, essas ligações também podem ser usadas como treinamento e exemplos para novos colaboradores ou para aumentar a performance de quem está com os resultados baixos.
Melhoria contínua no atendimento é a uma das melhores maneiras de conquistar novos e atuais clientes.
IMPORTANTE: Alguns CRMs já possuem a opção de integração com sistemas de VOIP, otimizando assim o seu controle em uma única ferramenta.
Sugestões de sistema de VOIP
CRM RD Station – No CRM da RD, você tem a funcionalidade de VOIP, para isso você precisar realizar a compra de minutos de ligação dentro da ferramenta.
Meetime – A Meetime é uma empresa nacional localizada em Florianópolis e oferece um software completo para time de vendas internas, onde fazer e gravar ligações e videoconferências são só algumas das funcionalidades disponibilizadas nessa ferramenta.
Uma outra dica super interessante para compartilhar ainda sobre a Meetime, é que eles produzem um dos maiores podcast de vendas do Brasil, o Casts for Closers, com centenas de episódios para te ajudar a dominar Inside Sales. Vale muito a pena incluir na sua playlist.
Nvoip – Um sistema completo de telefonia virtual, com ele você pode fazer e receber ligações e ainda integra com diversos CRMs.
03 – Estipule e acompanhe os prazos
Nem todo mundo tem um perfil para se trabalhar home office, mas em situações pelas quais estamos passando, alguns controles podem ajudar todos os perfis de colaboradores a se organizarem melhor.
Dependendo das demandas, esses prazos podem ser configurados diretamente no seu CRM, para que ele notifique automaticamente quais são as demandas do dia do seu vendedor e quais estão atrasadas. Dessa forma o controle e gestão do tempo dele será muito mais efetivo.
O que controlar e colocar prazos:
- Tempo para responder um e-mail
- Para realizar o atendimento do clientes
- Quantas tentativas de ligações realizar antes de partir para o WhatsApp
- Tempo máximo para responder os clientes via Whatapp
- Tempo máximo do cliente para permanecer em cada etapa do pipeline de vendas (prospectar/oportunidades > validar dados > qualificar > proposta > negociação > venda)
Aproveite para ler: Não tenho controle das oportunidades que chegam para o meu time comercial, o que fazer?
04 – Avise seus clientes e crie automações!
Sim, seus clientes precisam saber das mudanças de atendimento da sua empresa, a transparência neste momento será o seu diferencial.
O que fazer:
- Faça um comunicado oficial por e-mail e WhatApp para os seus clientes comunicando como será realizados os atendimentos.
- Crie automações de auto respostas nos seus formulários de contato via site
05 – Faça reuniões via conferência online
Se realizar “Calls Online” ainda não faz parte da sua rotina de trabalho, esse é o momento ideal para começar a aplicar em sua empresa.
Trabalhar home office não significa abandonar o seu time e deixá-los resolvendo tudo sozinho. Suporte e controle é fundamental para que possamos passar desse período da melhor maneira possível e de preferência com resultados positivos de vendas.
E para isso realizar reuniões online é uma ótima solução para manter o contato com o seu time e deixar todas as dúvidas e demandas alinhadas. Não vai mudar praticamente nada do presencial, acredite!
IMPORTANTE: Certifique que todos os seus colaboradores possuem fones de ouvido com microfone (esses que vem com o celular) ou headset para realizar as reuniões e ligações para os clientes. E não se esqueça de testar antes de iniciar a reunião para garantir a melhor experiência possível.
Ferramentas para realizar reuniões online:
06 – Seja humano e verdadeiro
Acredito que para fechar esse tema de home office, precisamos ter muito claro que neste momento não são apenas os nossos colaboradores que estarão em casa trabalhando, mas também companheiros, mães, pais e principalmente filhos, que na grande maioria das vezes são crianças que não estão indo para a escola. Nem todo mundo têm o privilégio de ter uma rede de apoio e trabalhar home office neste momento será desafiador, mas também uma grande oportunidade de aprendizado.
Uma call com uma criança aparecendo, pode ser uma realidade e que precisa de compreensão. Afinal, vão ser apenas alguns dias e essa empatia pode ajudar a performance dos seus colaboradores.
Mas vamos lá! Antes de liberar todo mundo, lembre-se de avisar seus clientes sobre esse novo cenário da sua empresa, informe os riscos que podem acontecer, mas que estarão dando o seu melhor para realizar um atendimento de qualidade e no menor tempo possível. Não se esqueça de informar os canais de atendimento.
Já para os seus colaboradores, deixe claro que você entende que imprevistos podem acontecer, mas solicite união e dedicação, para que todos deem o seu melhor.
Ofereça dicas, como por exemplo:
- Separe um lugar para ser o seu ambiente de trabalho nesses próximos dias.
- Organize suas refeições da semana para otimizar o seu tempo e da sua família.
- Planeje o seu dia antes de começar a trabalhar.
- Crie uma rotina com horários para fazer ligações, responder e-mails, mensagens e montar propostas.
- Não se esqueça de manter o CRM e outros sistemas atualizados.